Het bestuursakkoord "Met lef & liefde voor Deventer" spreekt over grote kansen en uitdagingen op het gebied van werk, duurzaamheid, zorg, evenementen en samen leven. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk organiseert rond deze opgaven. Een organisatie die goed functioneert, die zowel robuust is als wendbaar. Daarover gaat het programma Bedrijfsvoering.
We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. De rol die we daarbij innemen (faciliterend, regulerend, uitnodigend of handhavend) hangt af van het maatschappelijke vraagstuk. De organisatie kent een verdeling van taken en verantwoordelijkheden, maar treedt naar buiten toe als één geheel op. De organisatie is er op gericht een optimale connectie te maken met de buitenwereld. En zorgt ervoor dat maatschappelijke vraagstukken snel en effectief worden opgepakt.
We willen een organisatie zijn waar de medewerkers met trots en plezier werken. Dat doen we in duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut. In een organisatie waar integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. Waar we sturen op basis van vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger en met korte beslislijnen. En volgens de kernwaarden zorgzaam, verantwoordelijk, open en durf.
Inwoners en ondernemers verwachten dat we onze informatievoorziening op orde hebben. Tot de basis daarvan behoort het borgen van privacy en informatieveiligheid. Ook vraagt dit om een gemeentelijke organisatie die datagedreven werkt.
Er is een sterke focus op de financiële soliditeit van de gemeente. Op www.hetgeldvan.deventer.nl zijn begroting en andere financiële stukken volledig digitaal beschikbaar. Besturen betekent vooraf kaderen, vervolgens het goede handelen en achteraf verantwoorden. De gemeente Deventer wil graag laten zien dat zij in control is. Zo verantwoorden we open en transparant aan onze inwoners wat we voor de gemeenschap hebben gedaan. Control is daarmee een essentieel onderdeel voor de gemeente om succesvol te zijn.
Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, de gemeentelijke belastingen, de ICT, de facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer. Continu innoveren is op alle percelen het uitgangspunt.
Meer informatie
Verzuim
Verzuim
Jaar | Ziekteverzuim in % | Meldingsfrequentie |
2014 | 5,03% | 1,04 |
2015 | 4,75% | 0,98 |
2016 | 5,33% | 0,98 |
2017 | 4,77% | 0,84 |
2018 | 4,78% | 1,03 |
Norm 2019 | 4,60% | 1,10 |
1e kwartaal 2019 | 5,34% | 0,78 |
2e kwartaal 2019 | 4,88% | 0,99 |
Het verzuimpercentage in het tweede kwartaal 2019 bedraagt 4,88% en is licht gestegen ten opzichte van 2018 (4,78%). Het percentage ligt daarmee iets boven de organisatiedoelstelling van 4,6%. maar nog ruim onder de norm van de 25% beste scorende gemeenten in dezelfde grootteklasse (5,2%).
Vergeleken met de landelijke benchmarks is de verhouding tussen kort en lang verzuim verbeterd. Het langdurig verzuim is teruggebracht vergeleken met afgelopen jaren. De aanpak van verzuim blijft onder de aandacht van directie en management. Specifiek is er aandacht voor uitval door psychosociale arbeidsbelasting, waarbij de combinatie van privéomstandigheden en werk speelt. De meldingsfrequentie (het aantal ziekmeldingen per jaar gedeeld door het totaal aantal medewerkers van de gemeente Deventer) is 0,99 en ligt onder de norm van 1,1.
Inhuur
Inhuur
(bedragen x €1.000) | |||||||
Realisatie | Begroot | Prognose | Verschil | ||||
Soort inhuur | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 1e kwartaal 2019 | 2e kwartaal 2019 | 1e/2e kwartaal 2019 |
Inhuur vaste formatie | 1.928 | 1.204 | 1.685 | 1.500 | 2.261 | 1.744 | -517 |
Inhuur extra capaciteit | 3.409 | 3.979 | 4.473 | 3.700 | 3.089 | 3.948 | 859 |
Inhuur specifieke deskundigheid | 1.921 | 2.523 | 2.382 | 2.000 | 2.368 | 2.691 | 323 |
Totaal | 7.258 | 7.706 | 8.540 | 7.200 | 7.718 | 8.383 | 665 |
De inhuurprognose is in de tweede kwartaalrapportage met €665.000 naar boven bijgesteld tot €8.383.000 en komt daarmee op een niveau vergelijkbaar met 2018. De prognose is vooral gestegen door verlenging van inhuurtermijnen voor projecten (Beschermd wonen, Duurzaamheid (Transform), Erfgoed, Parkeren,Juridische planologie, Tuinen van Zandweerd, Steenbrugge, Bedrijvenpark A1, Hanzeweg en Fietsroutes) die doorlopen en op nog niet ingevulde vacatures. De geprognosticeerde inhuuruitgaven zijn bij de teams Beleid, DOWR-I, OV en PRO het hoogst, elk rond de €1 miljoen. Bij deze teams doet zich ook de grootste stijging ten opzichte van de eerste kwartaalrapportage voor. Het gaat hier met name om eenmalige ICT- en fysieke projecten, grondexploitatie, beschermd wonen, zorg en om vervanging wegens ziekte.
Formatie en bezetting
Onderstaande tabel geeft de formatie, de bezetting en de vacatureruimte weer, exclusief bovenformatieve medewerkers en medewerkers van het Deventer Groenbedrijf:
FTE | Begroting | 1e kwartaalrapportage | 2e kwartaalrapportage | Verschil 1e/2e kwartaal |
Formatie | 684,18 | 697,68 | 704,22 | 6,56 |
Bezetting | 648,00 | 664,68 | 674,16 | 9,48 |
Vacatureruimte | 36,18 | 33,00 | 30,06 | -2,94 |
Het aantal bovenformatieve medewerkers is 6,06 fte.
De formatie is sinds de primaire begroting toegenomen met 20,04 fte.
Ten opzichte van de 1e kwartaalrapportage is de stijging 6,54 fte. Deze stijging betreft de volgende uitbreidingen:
- team Publiekscontacten: 2,45 fte voor adreskwaliteit, Regionale Meld- en Coördinatiefunctie (RMC) , contractmanagement Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO), en De Raad voor Strafrechtstoepassing en Jeugdbescherming (RSJ);
- team BAD: 2,98 fte in verband met omzetting payroll-inhuur en extra personeel beschermingsbewind;
- team IBL: 0,33 fte op projecten;
- team DOWR FZ: 0,8 fte voor medewerker evenementen.
De formatie van team F&C is met -2,57 fte verlaagd in verband met de inboeking van de taakstelling bedrijfsvoering en interne aanpassing formatie. Overige formatieverschillen worden verklaard door inleg en opname generatiepact en budgettair neutrale omzettingen tussen functies met hogere of lagere functieschalen.
Generatiepact en instroom jongeren
Wanneer medewerkers gebruik maken van het generatiepact wordt de bespaarde loonsom toegevoegd aan het saldo generatiepact en wordt het teambudget verlaagd. Dekking voor het aannemen van jongeren of uitbreiden van aanstelling voor jongeren wordt incidenteel of structureel afgeboekt van dit saldo en komt da weer ten gunste van het teambudget.
Het actuele saldo van inleg en uitname in de meerjarenbegroting is hieronder gepresenteerd:
bedragen x €1.000) | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 |
Saldo meerjarenbegroting 2019-2023 | 130 | 137 | 137 | 137 | 137 |
Mutaties kostenplaatsen 2e kwartaalrapportage 2019 | -24 | -67 | -45 | -45 | -45 |
Nieuw saldo | 106 | 70 | 92 | 92 | 92 |
Soort wijziging
Status
Doelstelling - We zijn wendbaar
We zijn wendbaar: We zijn een lerende organisatie; hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit. Onze proces en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van de huidige en toekomstige innovaties en technische mogelijkheden, zoals Common Ground.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
We doen pilots en experimenten volgens de landelijke Common Ground-beweging (data en applicatie los van elkaar).
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
We werken bij klachten volgens de normen van “Prettig contact met de overheid”.
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
We evalueren de pilot met anoniem solliciteren.
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
Doelstelling - We werken digitaal
We werken digitaal: We werken aan onze informatiehuishouding, zodat we efficiënt en integraal kunnen werken. Medewerkers en externen hebben veilig en 24/7 toegang tot informatie. “Eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik” maken we waar; we wegen daarbij onze publieke taak (AVG/Informatie Veiligheid (IV)). We ontwikkelen ons naar een datagedreven organisatie.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
We voeren pilots uit met datasturing rond ondermijning en de Omgevingswet.
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
We voldoen voor 90% aan de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten).
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
We stellen de principes voor informatie-architectuur vast.
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
Doelstelling - We hebben een solide bedrijfsvoering
We hebben een solide bedrijfsvoering: We zijn financieel robuust en hebben een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening. We werken met vitale professionals in een eigentijdse werkomgeving. Daarmee zijn we slagvaardig, betrouwbaar en transparant.
Relatie met strategisch doel
Samen werken en samen leven
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
We ontwikkelen de kwartaalrapportages door.
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
We ontwikkelen het financieel systeem door.
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)/circulair inkopen vaststellen en uitvoeren.
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
Invoeren e-facturering.
Historie
1ste kwartaal rapportage 2019
Toelichting 1ste kwartaal rapportage 2019
Wijzigingen deze periode
Omschrijving | Taakveld | Voorstel | Soort afwijking | |
---|---|---|---|---|
Investeringen inrichting stadhuis | 0.4 Overhead | Autonome budgettaire afwijking | ||
Dekking binnen eigen programma Voor de aanpassing van de werkomgeving, ICT middelen (uitbreiding dubbele beeldschermen en AV middelen in vergaderruimten) en inrichting kelder is een investering nodig van €135.000. De dekking hiervan kan binnen de bestaande investeringen van akoestische maatregelen worden gevonden. Voor de investering van €103.000 (€18.000 aan kapitaalslasten (lineair/afschrijving 4 jaar dubbele beeldschermen en AV middelen en 10 jaar overige investeringen) is dekking gevonden binnen de exploitatie van Facilitaire Zaken. | ||||
Roadmap | 0.4 Overhead | Autonome budgettaire afwijking | ||
Dekking binnen eigen programma Binnen DOWR i is een egalisatie reserve beschikbaar (geëgaliseerde waarde rond de €2 miljoen). Op basis van de roadmap ICT worden de investeringen voor de instandhouding van de It infrastructuur gepland en uitgevoerd conform de besluitvorming in november 2017. In 2019 is de planning geactualiseerd en geherprioriteerd. Zie bijgevoegde aanpassingen per jaar voor de jaren 2019 t/m 2023. Vanaf 2020 wordt dit in de begroting 2020-2023 opgenomen. | ||||
Zaakgericht werken | 0.4 Overhead | Autonome budgettaire afwijking | ||
Dekking vanuit ander programma Zaakgericht werken is een belangrijk onderdeel in de keten van onze digitale dienstverlening. Ook leidt zaakgericht werken tot efficiëntere werkprocessen en tot minder fouten. De uitvoerende teams hebben daarin hun eigen verantwoordelijkheid. Teammanagers en medewerkers sturen op de kwaliteit van het geleverde werk en initiëren verbeteringen, maar dat kunnen ze niet alleen. De samenhang tussen verschillende onderdelen van de keten, de complexiteit en de hoeveelheid informatie maken het noodzakelijk dat deze teams ondersteund worden. De verwachting is dat zowel de hoeveelheid informatie als de complexiteit ervan nog verder zullen toenemen. In een aantal teams (PRO, Beleid, IBL en BAD) is er behoefte aan ondersteuning op het gebied van zaakgericht werken en archivering en bij het in kaart brengen en verbeteren van werkprocessen. De kosten hiervan worden geschat op in totaal €150.000 voor het jaar 2019, 2020 en 2021 en worden gedekt binnen de loonsom. | ||||
Technische wijziging | diverse | |||
De cijfers in de programma’s worden ook aangepast naar aanleiding van technische wijzigingen. Zie voor nadere informatie de bijlage. |
Exploitatie
(bedragen x €1.000)
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Lasten | 33.186 | 1.544 | 34.730 | -411 | 34.319 |
Baten | 7.877 | 214 | 8.091 | 47 | 8.138 |
Saldo | -25.309 | -1.330 | -26.639 | 458 | -26.181 |
Exploitatie: Specificaties wijzigingen deze periode (bedragen x €1.000)
Onderwerp | 2019 | |||
Applicatie team Belastingen/Financiële administratie | Lasten | 18 | ||
Roadmap | Lasten | -530 | ||
Zaakgericht werken | Lasten | 35 | ||
Technische wijziging | Lasten | 66 | ||
Totaal lasten | -411 | |||
Technische wijziging | Baten | 47 | ||
Totaal Baten | 47 | |||
Saldo | 458 |
Reserves
(bedragen x €1.000)
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Storting in reserves | 887 | -68 | 819 | 695 | 1.514 |
Putting uit reserves | 836 | 1.130 | 1.965 | 166 | 2.131 |
Saldo | -51 | 1.197 | 1.146 | -529 | 617 |
Investeringen
(bedragen x €1.000)
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Uitgaven tlv investeringen | 984 | 1.292 | 2.276 | -37 | 2.239 |
Inkomsten tgv investeringen | 0 | 79 | 79 | 0 | 79 |
Saldo | -984 | -1.213 | -2.197 | 37 | -2.160 |
Exploitatie (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2019 | 33.186 | 7.877 | -25.309 | |
4e kwartaalrapportage 2018 | 1.385 | 57 | -1.328 | ||
1e kwartaalrapportage 2019 | 159 | 157 | -2 | ||
Totaal programma | 34.730 | 8.091 | -26.639 | ||
Reserves (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2019 | 887 | 836 | -51 | |
4e kwartaalrapportage 2018 | 0 | 1.328 | 1.328 | ||
1e kwartaalrapportage 2019 | -68 | -198 | -130 | ||
Totaal programma | 819 | 1.966 | 1.147 | ||
Investeringen (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2019 | 984 | 0 | -984 | |
1e kwartaalrapportage 2019 | 43 | 79 | 36 | ||
Kredietoverheveling jaarrekening 2018 | 1.249 | 0 | -1.249 | ||
Totaal programma | 2.276 | 79 | -2.197 |
2e kwartaal
Naam | Taakveld | Voortgang | Stand van zaken | |
Akoestische maatregelen (SHK) | 0.4 | Behoeft aandacht | In het kader van de nazorg van het stadhuis moeten er nog investeringen gedaan moeten worden om de akoestiek te verbeteren. In afstemming met directie en gebruikers is een stappenplan opgesteld om maatregelen fasegewijs door te voeren. Een aanbesteding voor aanvullende akoestische voorzieningen is inmiddels afgerond en de eerste panelen (1e fase) zijn inmiddels geplaatst. In het najaar wordt de 2e fase afgerond. | |
ICT - Deventer Wijzer/I-pads | 0.4 | Op koers | ||
ICT - Harmonisatie | 0.4 | Op koers | Dit project kan worden afgesloten. | |
ICT - Het NIeuwe Werken Onvoorzien | 0.4 | Op koers | ||
ICT - Office 365 / Windows 10 | 0.4 | Op koers | ||
ICT - Omgevingsdienst | 0.4 | Op koers | ||
ICT-Beeldschermen | 0.4 | Op koers | Deze maakt onderdeel van de roadmap. Aanpassing naar gehanteerd percentage dubbele beeldschermen heeft plaatsgevonden. | |
ICT-Client Hardware Laptop | 0.4 | Op koers | Start uitlevering in 2018 en afronding heeft plaatsgevonden in Q1 van 2019. | |
ICT-Hardware Servers/Blades/Enclosures | 0.4 | Op koers | Vervanging in 2018 afgerond. | |
ICT-Infrastructuur DDDW | 0.4 | Op koers | ||
ICT-Roadmap | 0.4 | Op koers | Roadmap bevat upgrades en vervangingen die over meerdere jaren zijn geprognosticeerd. | |
ICT-Smartphones | 0.4 | Op koers | project kan worden afgesloten. | |
Inrichting Stadsetalage (SHK) | 0.4 | Behoeft aandacht | De inrichting stadsetalage was on hold gezet in afwachting van keuze voor het gebruik. Inmiddels is een besluit genomen om de stadsetalage in te richten als duurzaamheidscentrum. Op dit moment wordt onderzocht welke aanvullende voorzieningen hiervoor nodig zijn. Binnenkort wordt duidelijk welke partij(en) gebruik gaan maken van de stadsetalage en welke eisen en wensen nog moeten worden ingevuld. | |
Optimalisatie huisvesting (SHK) | 0.4 | Op koers | In het kader van de optimalisatie van de huisvesting van het Stadhuiskwartier is een keuze gemaakt voor meer toegankelijke toegangspoortjes. Deze zijn inmiddels geplaatst. | |
Fietsenstalling Binnenstad | 2.2 | Op koers |